 第六章 高尔夫赛事组织管理 第二节 准备工作 在举办赛事的相关决策完成之后，就可以开展赛事的具体准备工作了。准备工作必须要有一定的提前量，有些事项就是需要一定的时间才能完成的，不能临时抱佛脚，仓促举办赛事会或多或少地影响到比赛举办的质量。有些大型的国际比赛准备期长达一到两年，而球会举办的一般比赛准备时间也应在一个月以上为宜。球会总经理在确定相关比赛事宜后应及时召开有关方面会议或下达文件，详细、具体地给球会各部门布置任务，提出质量、时间、数量和成本要求，指引及疏导满足这些要求的渠道，理顺可能出现掣肘的关系，同时明确细节，落实责任。有几项事前准备工作应马上开展，具体有以下6个方面。 一、需要借助外力的特别安排 1、关于餐饮 赛事活动的餐饮必须提前做好充分准备，特别是大型比赛，当球会会所场地、供应或档次不足的时候，提前规划非常重要。很多客人来参加比赛，表面上看他们并不太关注餐饮的质量，但实际上他们又离不开餐饮，而且要求还相对较高。能够满足高尔夫赛事的餐饮应该是简单、快捷，而又高档、高质的，因为餐饮供应的缺陷可能影响到客人参与比赛活动的情绪，影响到球会的对外形象，甚至引发安全问题。餐饮方面需落实的问题如：有几场餐饮（早餐、中餐、晚餐），有多少人吃，都是些什么人，餐标多少，什么形式（自助餐、围餐、食物分发或叫餐等），餐位、餐具、服务人员是否足够，是否需租借人员或用品，是否需要另寻场地，需否划定区域，列出的菜单、菜品、饮料几时到位，如何制作，流程上如何保证及时和充足的供应，如何保证出品质量，等等。 2、关于住宿 大部分的高尔夫比赛都只为一轮赛制，一天以内结束，不需要住宿安排。但大型活动或系列赛事、正规赛事可能就不那么简单了。如果球会自有酒店，就必须预留出参赛选手、工作人员和客人所需的足够的房间；如果没有，就要在外围寻找适合的酒店进行安排，包括档次、房间数量、娱乐设施、周边环境、交通条件等都应在考虑之列。离繁华市区较近的球会在这方面往往有些优势，而偏远球会则可能要做相对较多的工作。确定酒店后，要预订，取得优惠价格，签订合同。 一般酒店预订都需提前一个月或更早，而那时参赛的人员仍未最终确定。预订只能是估计数，实际发生时会有相当大的差异，甚至在越来越接近比赛日期的时候这种差异就呈现出来。人多了住不下，得临时另行安排，加重成本；人少了没法向酒店交代，有些交了订金就得赔本。这时候就需要对赛事性质及影响赛事的各种因素有一个准确而全面的判断。没有经验和总控能力的管理者往往束手无策或盲目拍板， 最后结果往往是既增加了成本， 又得罪了客人， 两头不讨好， 最终影响了比赛的效果。 3、关于交通 交通问题也是针对大型比赛、系列活动而言的，因为届时会出现大量人流移动的情况，如在球会、酒店、宴会场、会议会场之间的穿梭往来等，所以要事先作好安排。特别是在球会自身车辆不足的情况下，更应及早准备，要租借多少车辆，向谁借，什么时间用，用几趟，都要有详细的计划并协调清楚。 二、控制预订 现在打球的人越来越多，预订意识也越来越强，有些客人提前一两个月就订场，早早安排好打球计划。球会确定比赛时间后，首先要搞清楚比赛当日的预订情况，如与比赛有冲突的，须做出相应调整。调整时切记要做好解释协调工作，既不能影响比赛，也不能得罪客人，损害球会信誉。必要时球会作些让步，给予需调整订场的客人一些补偿，也是常用的办法。接下来就要严格控制比赛日的订场了。严格控制的意思并不是不能预订，因为大部分比赛是不需要全天封场的，如果都不能订，球会无疑就会损失其他时段的收入。那么什么时间可以预订？可以订多少组？是非常有讲究的，需要管理者有相当的经验和专业水平才能做出无误的决策，既不能影响比赛，又不能损失收入，必须权衡得当。 三、准备场地 草坪状况是比赛中关注的焦点，而好的草坪状态又不像其他方面，草坪的生长状况有其客观过程，不以人的意志为转移。要将良好的草坪状况展现在比赛选手面前，除基础质量和日常养护外，赛前一个月的特别养护措施是必不可少的，这些措施的目的很明确，就是要有良好的景观和符合比赛的要求，这就要把握好草坪作业的时机和量度。比如铺沙的时间、范围和厚度，施肥的方式、时效和品种选择，剪草（包括果岭、球道和高草区）的高度和密度等；还有在不影响正常营业的情况下特别养护某些洞位和发球位；还要关注天气变化对草坪的影响。不同的比赛有不同的需要，什么性质的比赛，什么人参加，想得到什么样的效果，这些因素都左右着草坪整备的计划和行为。只有最适合的，才是最好的。 四、采购物资 毋庸赘言，大量的比赛所需物资必须提前订购。一般比赛涉及的物品主要有： （1）邀请函。如果是纸质邀请函就简单了，甚至有些会员例赛在球会发个公告就算通知了。但如果是重要的赛事，印刷精美考究的请柬是最能体现球会质素和彰显风格的物品，而设计和制作这些都是费时费事的。 （2）礼品。很多邀请赛都会给嘉宾致送礼品，一个礼品袋中装有一些球衣或小球具（如帽子、球、手套等）、宣传资料、参赛须知等。礼品有赞助的，也有特制的；宣传资料有简介类的，也有特别针对某些推广项目的；参赛须知是向来宾说明清楚整个赛事各项活动的安排和要求，因此也必不可少；而装礼品的礼品袋也一定要在考虑之列。 （3）奖杯。现代科技进步，奖杯式样多姿多彩，材质推陈出新，造型五花八门。有大理石的、水晶的、金属的；座式的、立式的；圆盘状的、雕塑状的、柱状的、传统杯状的等， 不一而足。要挑到美观大方，有分量又符合预算的奖杯，那就要看决策者的审美眼光了。当然千万别忘了在选中奖杯后要根据不同的奖项设置将名称刻上去。 （4）奖品。奖品不同于奖杯，除了荣誉，还有实用价值。比赛打得好的人可以奖励， 打得不好的也可以奖励。除了传统的总杆奖、净杆奖等奖项外，现在有些活动还搞一些诸如幸运奖、抽奖、特定名次奖等丰富多彩的奖项，具体要看比赛的需要和投入。很多球会的比赛活动都由为了加强联系的球具供应商赞助， 这可以为比赛省下一笔预算费用。 （5）宣传布置装饰品。如各种场景的背景板、广告板、海报、彩旗、横幅、招贴等，都要事先设计和确定好图案，并制作完成。 （6）餐饮品。除日常营业所需外，还需为符合赛事要求特别准备的餐饮，如供应球手比赛下场时带备的矿泉水、简食等，这也与比赛的性质和开球时间等有关。 不同的比赛，有不同的物资要求，这里不一一列举，只是注意，所有的物资整备都需要时间，早作安排，接下来的工作就好做多了。 五、落实参赛名单 落实参赛名单的程序一般是，先向受邀对象发邀请函，然后收取回执，或通信联络， 跟进落实。邀请赛通常考虑的邀请对象主要有：① 上级领导；② 地方领导；③ 高协领导；④ 媒体；⑤ 中介机构；⑥ 关联单位等。但具体要根据不同的赛事的要求和目的而定。落实参赛名单是一件非常棘手、但又不得不做的事情。它贯穿整个比赛准备过程，在这个过程中，它不断在变化，而所有的事项，都跟着它的不断变化而变化，如酒店住房、场地大小、分组名单、礼品数量、仪式档次、球童球车配备等，都随着名单的逐一落实而需要有所调整。一般比赛发邀请函的时候都附有回函或回执，但主动发回回执的人有时寥寥可数，许多没说来的到时候却来了，有些说好来的又不来，常常令比赛组织者头疼不已。精明的总经理往往在这方面很有心得，他会在重要赛事的赛前准备时放相当的精力在落实参赛名单上，安排得力的人员逐个跟进受邀者，同时自己亲自联络重要的受邀人员， 并根据反馈及时调整比赛方案和各项准备工作，保证整个比赛准备工作沿着正确的轨道不断推进。 六、服务人员培训 服务人员培训是一个比较容易忽略的工作。事实上每场比赛都是不一样的，特别是与平时一般经营运作服务客人有较大的差别，这就要提前专门培训服务人员，将有关的事项通达到每一个有关部门和人员（特别是球童），让他们知道要做什么、怎么做和要达到什么样的标准，以免上阵时不知所措，甚至扰乱整个比赛过程。 培训内容包括： （1）比赛性质（如比杆赛还是比洞赛，比最佳球位赛还是比最好成绩等）； （2）参赛人员身份（是邀请的， 专业的， 还是配对的）； （3）比赛流程（如同时开球还是单、双边顺序开球，开球信号是什么，有无开球仪式， 如何疏散等）； （4）记分方式（如交叉记分还是集中记分，记标准杆差还是实际杆数）； （5）比赛规则（特别是当地规则和特别规定，如OK 球、找球时间限制、妨碍物的界定、暂定球、遗失球的处理、特设发球台的使用等）； （6）奖项设置（有些什么奖，有奖的洞分别是哪几个）； （7）后勤安排（如中途是否休息、用餐， 费用如何结算等）； （8）仪式安排（如开始时间、仪式程序、仪式后的衔接方式等）； （9）餐供安排（如是否有简食，什么时间提供餐食，数量多少，质量要求如何）； （10）结账安排（如参加客人是否需要结账，哪些部分要结账，是统一结账还是分 别结账，以何身份记账等）。 总之，培训越细致就能使比赛越规范，越顺畅。所有的比赛事前准备工作做妥当了， 就可以从容迎接赛事的举行了，正所谓万事俱备，只欠东风。 | 
