一、前言： 对于举办和组织大型高尔夫赛事活动，不仅是一项竞技比赛，而且，也蕴藏着巨大的经济、文化发展合作与企业市场商机。高尔夫文化的社会发展，由于其自身的文化魅力，在现代经济发展的大潮中，具有较强劲的文化向心力和市场经济的包容性。“高尔夫赛事搭台，经济与文化唱戏”，通过举行大型高尔夫赛事，在某种程度上会带来市场发展的契机。 本手册的拟定，使赛事组织者、策划者和执行人员等人了解公司运作比赛的具体模式和内容，更直观的让应用者灵活操作、执行。 手册中的内容并不是一成不变，而是要求应用者灵活应变，编者是按照现情况或之前的工作内容而编辑的，但是手册的内容会随着比赛形式的变化，赛事组织者要求的变化，高尔夫赛事运作的变化而改进。 二、赛事形式 1、商业赛事组织形式： A．为推广企业商品品牌为目的的年度、季度的巡回赛形式； B．为企业回馈客户权益、以联谊为目的的年度、季度的月例赛形式； C．为企业内部员工的拓展训练、活动联谊为目的的单次高尔夫比赛活动； D．各企业之间或各俱乐部之间的业余高尔夫球队的队际赛形式的高尔夫对抗赛； E．银行的大客户、会员的亲子配对赛等以娱乐为目的的高尔夫比赛活动； F．练习场会员间以互动、娱乐为目的的高尔夫对抗赛； G. 组织者或赞助商拟定的竞赛目标，并以相应的冠名以社会慈善和公益事业为目的的邀请赛； 2、业余赛事组织形式： A. 非职业球员参加，以某企业或社会名人冠名赞助的赛事活动；如：锦标赛、公开赛等； B．各球会的驻场非职业球员、或助教参加，俱乐部联谊赛 3、职业赛事组织形式； A．以竞技为目的的，洲际或国家之间的，职业选手的主战场，一个季度几十场的分站比赛，最后以最后一站为决赛组合而成的巡回赛； B. 组织者为发展职业高尔夫运动，专门为职业高尔夫球员所组织的比赛。职业竞标赛、公开赛等。 C.为了某一领域的合作和交流，一高尔夫联合会或协会的名义，举办的具有较大影响力和规模的高尔夫邀请赛； 三、组织赛事流程 第一阶段：项目提案 1.活动价格： A.选定几个备选球场，问询价格（打球费：球车、球童、保险、衣柜、练习场；餐费：早餐、中餐、晚餐）如果有住宿另外详细咨询； B.主要问询内容：是否接团队比赛、人数保底限制、团体优惠价、会员价、会员嘉宾价、打球费：球车、球童、保险、衣柜、练习场。餐费：早餐、中餐、晚餐、是否可以按要求洞数开球、是否有服务费、开瓶费等费用； C.注意成本控制、问询时候的语言技巧或拿捏程度； 2.活动场地： 球会安排+赞助商或组织者要求（如果球会不只18洞）。 3.赛事执行时间： 按照赞助商的要求时间+球场可安排时间=承办方协调的三方都可以接受的时间。 （主要考虑赞助商的时间要求） 4.参赛人数： A.与球会协议的保底人数； B. 赞助商提前3日发给承办方参赛名单，如有变动要在比赛开始前与承办方沟通； （比赛组织者与球会及时沟通，增加相应配套条件。） 5.赛事规则： 按照赛事组织者和赞助商的要求和参赛选手特点+承办方的建议=最适合的比赛规则。在无特殊情况下，尽量保证系列赛事的规则一致。 6.活动流程： 按照赞助商的要求时间、流程安排+球场可安排时间=承办方协调的三方都可以接受的时间、流程安排。 7.赛事宣传品摆放情况： A.按照赞助商或活动组织者的要求制作广告版等物料； B.与选定的球场沟通背景板架尺寸大小、摆放位置； C.与选定的球场沟通广告版是否收费、费用的控制； D .与选定的球场沟通签到位置、签名板位置、是否可安置X展架、易拉宝； F.礼品袋内宣传物品的控制；（没有上级指示不得增加或允许增加任何其他的宣传单等物品）； G.指示牌的个数和放置位置，球会是否可以提供指示牌的架子； 8. 客人用餐细节要求： 按照赞助商或组织者预算要求。注意：酒水方面，服务费、开瓶费。预算好是自带酒水还是球会供应比较节省开支。如果球会提供的情况下，要安排工作人员控制酒水的开启和饮用。 9. 奖项设置： 按照赛事组织者或赞助商的要求，结合预算和我司承办方的建议，设置相应奖项。 10. 礼品准备： A.礼品的购买要提前和资源部申请好； B.礼品的查收要仔细； C.如果有邮递的情况要把时间安排好，易碎品（奖杯等）要球会提前接受注意检查。 D.考虑好礼品方面容易出现的意外，做好准备； 11. 练习场： A.嘉宾分组 B.教球工作人员的安排和活动内容的安排 C.备用物品的准备：手套、球杆、小活动的奖品 12. 宣传报道（刊物，网站）： 按照赞助商或活动组织者的要求考虑加算我司的费用。（具体收费情况见附件） 13. 摄影摄像： A.如果要求活动摄影并录制光碟的情况； B.如果要求活动安排专业的主持人、摄影师的情况； C.如果要求活动后在我司的杂志或网站上一段时间进行赛后延伸报道的情况； D.如果无特殊要求，我司将派杂志部的摄影随行编辑； 14. 赛事目的： 了解赞助商或活动组织者的目的和需求，直接针对具体要求进行赛事活动策划。 15. 裁判安排： 按照比赛的专业需要或主办方的需求，承办方会将邀请专业裁判的费用加算进入赛事的策划方案和预算中。 16．特殊事项： 对于客户的特殊需求，要给予充分重视，在保证赛事顺利进行的前提下竭力配合。 第二阶段：赛前准备 一、确定赛事负责人 1、赛事部经理指令赛事负责人之后，由赛事负责人再针比赛所需进行二次分配。赛事部经理负责接口、判断以及客户沟通，并进行反证监督，通过了解具体工作执行人执行情况，对赛事负责人进行监督、指导。 第一次会议：由赛事部经理指定的项目负责人进行工作二次分配，并向经理提出亟待解决的问题。 第二次会议：各具体项目执行人向赛事负责人进行工作汇报，项目负责人进行各部门问题汇总。赛事部经理对相关问题进行指导，若有需要，将问题向上级领导反映。 第三次会议：赛前第一次会议。赛事负责人将赛事当天工作执行明细单交付其他工作人员，大家进行讨论，对工作执行明细单提出修改意见。并确定赛事执行当天所要调配的其他部门人员。 第四次会议：赛前第二次会议。由赛事负责人对赛事当天工作执行进行最后一次确认，并向执行人员交代注意事项。包括： 安排、监督签到工作和接包工作。 安排、监督场地布置工作。 安排开球仪式工作。 安排晚宴工作 监督、控制。 安排工作人员交通、就餐。 主持人稿子的演练和补充意见。 比赛前一天的赛事会议，再次确认工作具体分配； 2、 应知应会：A.球场价格。B.场地配合度。C.活动目的。D.奖项设置及奖品采购价格。E.宣传品的摆放及制作费用。F.了解客户可能需要的专业摄影摄像或专业主持人聘请渠道及相关费用。G.摄影摄像，了解执行方案中具体要求的拍摄内容。 二、确认相关赛事细节 具体负责赛事的赛事部工作人员应参照《与举办赛事活动的球会所签之合约》所订的各项注意事项来和球会签订合约。 签约前要了解： 1、 团队打球价格 2、 根据比赛人数合同承诺当天同时几个洞开球 3、 最低保证人数 (应当尽量在与球会的协议中回避这个问题，保证人数按照预订的参赛人数减去20人为准) 4、 赛事行程（签到时间，发球时间） 5、 球会的优惠政策 6、 工作餐安排 7、 付款方式（预付和支付方式） 8、 确定各单项费用（服务费和开瓶费） 9、 比赛当天宣传物品需球会配合的布置工作（广告背景板的各种尺寸） 10、若赛事当天增加球员，球场能否保证增加开球洞数。 11、球会是否免费提供工作人员用车及摄影车。 三、执行方案的要求 1、 分工要详细、明确。 2、 定员定岗。 3、 责权分明。 4、 工作人员应严格执行方案，按部就班，按章办事。 四、比赛的物料准备 1、 奖杯：赛前订好样式、大小、数量、印字、图案等。比赛前一周落实好。 2、 奖品：赛前购买好各奖项的物品，整理好清单。 3、 宣传物品：赛事部工作人员将宣传资料交给设计人员设计并联系广告公司制作，赛事部工作人员负责跟进制作进度及质量。公司杂志、帽子等提前确定好量。赛前运到球场。 4、 其他物品：提前确定物料、如球包牌、嘉宾挂牌、工作挂牌、衣服、帽子、及相关比赛所用物品。 5、 小物件：签到本、消费卡、白卡片、签到笔、铅笔、白纸、剪刀、宣传材料、对讲机、工作卡等。 五、赛事部工作人员提前到达球会做好赛前准备 1、 与球场全程负责本次赛事的工作人员会合。 2、 确定好接包的工作人员和当天的操作。 3、 确认宣传品的布置（签到台、奖品展示台、开球仪式、晚宴背景板及音响设施布置等） 4、 根据比赛的人数确认同时开球的分组情况（赛事部工作人员需确认球会提供的同时开球的洞数能保证比赛当天同时开球的顺畅进行，并必须跟球会明确比赛当天需预留10位客人的分组变动空间。） 5、 设立好签到处。设定好主记分板和流程广告板的位置。确认比赛当天计分工作安排（收记分卡、计算成绩、成绩公布） 6、 尽可能要求球会安排球车巡场，更好的了解球会，便于媒体拍照、及赛事新闻稿的撰写。 7、 确认开球仪式的安排（场地、音箱、背景板、彩球、彩带、球杆、及召集参加开球仪式的疏导工作） 8、 确认开球仪式后，开球疏导工作的安排，方便球员找到球车、按时开球。 9、 做好不下场贵宾的安排工作，由赛事工作人员做好疏导工作的安排及球技教学活动的简短介绍。 10、 确认贵宾休息区。 11、 晚宴的菜单的最后敲定。 12、 交通问题和工作人员就餐位置。 13、 结束后，要与负责人确定好会和时间，统算费用和清单。要求球会比赛当天结束时把所有背景板，架子回收。 14、 装好礼品。 15、 考虑天气情况，做好应急备案。 关于赛事主持注意事项 一．赛前准备 1. 了解赛事流程安排、奖项设置及奖品安排，撰写主持稿，提交赛事经理审批、修改； 2. 撰写赛后新闻通稿，便于赛后报道； 3. 准备服装、鞋、帽，提交赛事经理审批； 4. 联系主办方对接人，确认到场领导、嘉宾名单，其中包括开球致辞、开球、午宴祝酒、午宴颁奖的嘉宾名单。 二．开球仪式 召集 在收到赛事项目负责人下达“比赛开始”的指令后，走至背景板前区域中央位置站定，使用礼貌的召集语，将嘉宾有请到背景板前集合。可参考使用的召集语如下： 尊敬的各位领导，各位嘉宾，开球仪式就要开始了，请各位到背景板前集合； 请工作人员配合，邀请嘉宾及领导向背景板前靠拢； 感谢已经到达背景板的各位嘉宾的配合，麻烦大家稍等一下后面的嘉宾； 请后面的嘉宾加快脚步。 注意： ◇ 颁奖过程中的移动幅度，左右不过四步，上后不过一步。 开球流程 问好——“尊敬的各位领导，各位嘉宾，早上/下午好！欢迎参加……（比赛名称）。”。 自我介绍——“我是本次赛事的主持XX，来自于承办方##国际，很高兴在这里与大家见面。”。 简单介绍比赛情况，包括比赛名称、主办方、球场等。 介绍参加本次活动领导。 介绍参加本次活动嘉宾及媒体。 注意： ◇ 每介绍一位嘉宾，稍作停顿，给予嘉宾鼓掌、嘉宾向观众示意的时间。 有请嘉宾开球。 注意： ◇ 当多人次开球时，用“有请下一位”，切忌用“有请第X位”。 邀请所有嘉宾佩戴统一的球帽，到背景板前合影留念。 注意： 合影时，主持人要先将主要领导安排在中心位置，再组织其他嘉宾站好队形，需保证横幅平整。 简单介绍主办方提供了丰富奖品，预祝球手打出好成绩；同时也感谢赞助商对比赛给予的大力支持。 宣布开球仪式到此结束，请参赛嘉宾回到球车上，随工作人员前往球场，准备比赛。 如若安排了练习场，请不下场参赛的嘉宾在背景板前集合，随工作人员前往练习场。 目送嘉宾离开。 三．颁奖午宴 准备工作： 1.向礼仪交代颁奖顺序； 2.和礼仪一起确认奖品是否都已拿到午宴厅，并按颁奖次序将其摆放整齐； 3.再次和主办方联系人确认祝酒、致辞、开球、颁奖嘉宾名单； 4.调试话筒，确认颁奖音乐。 午宴流程： 1.在收到赛事项目负责人下达“午宴开始”的指令后上台，走至舞台左/右侧的三分之一处站定。 注意： ◇ 颁奖过程中的移动幅度，左右不过两步，上后不过一步； 2．问好——“尊敬的各位领导，各位嘉宾，中午/晚上好！”。 3．领导讲话或领杯祝酒——“有请XX上台讲话”或者“有请XX为我们领杯祝酒”； 4.颁奖环节：按颁奖顺序，有请嘉宾上台开奖或颁奖、与获奖者合影留念。 注意： ◇ 一般颁奖顺序为最远距离奖、最近距离奖、巾帼风采奖、净杆季军、净杆亚军、净杆冠军、总杆冠军、一杆进洞奖，当出现其他奖项不能确定颁奖顺序时，需提前向赛事经理咨询； ◇ 需称呼颁奖嘉宾及其单位的全名； ◇ 如若邀请嘉宾开奖，嘉宾上台后远离话筒轻声告诉嘉宾需要他念哪一行文字，或主持人念出“获得XX奖的是……”，请嘉宾补充后面的姓名。 ◇ 先念奖品，后说奖杯，例如“您获得的奖品是callaway一号木杆、高尔夫航空包一个以及精美的奖杯一座“。 抽奖环节：邀请嘉宾上台抽取幸运奖，并为其颁奖。 注意： ◇ 如果卡片上字迹模糊，则读出嘉宾联系方式的后六位，切忌读出完整的电话号码； ◇ 如果抽出的获奖嘉宾不在现场，则询问三次，三次后仍无回应，则宣布此嘉宾出局，再重新抽取一位； ◇ 时刻注意台上台下的互动。 宣布颁奖结束，祝嘉宾用餐愉快。 四．赛后报道 1.赛后次日17：00前将新闻通稿及图片录入公司网站“最新赛事”； 2.收集比赛当日的所有照片，择优录入公司网站“赛事花絮”。 处理突发事件方案 天气因素： 1、 通过天气预报得知，比赛日当地有降雨。 应对方案：在比赛前几天，要关注天气预报。如果出现不利于比赛进行的天气，要提前知会主办方，并进行解释。若出现灾难天气（如台风等），则要和主办方协商，将比赛延期，并和球场进行交涉，确定延期于何时举行。 2、 比赛当天，在开球仪式前开始下雨。 应对方案：A.安抚球员情绪。B.与主办方协商解决方案。C.若比赛需要延期，与球会协商确定恢复比赛的时间。D.确定时间后，通知主办方及球员。 3、 比赛当天，赛事进行中开始下雨。 应对方案：A.视雨势大小而定，看是否阻碍比赛正常进行。 B.若雨势较大或雷雨天气，则马上将球员接回会所，并安排场所给球员休息。及时与主办方和球会沟通，视天气状况能否好转决定是否恢复比赛。若不能，则与主办方及球会商定延期复赛事项，并通知球员，组织球员离开球会。 意外事故： 1、 疑似冒名顶替参加比赛。 应对方案：A.询问该球员于何处何时，由何人为其报名。 B.联系主办方确认该球员报名是否真实有效，并确认其是否具有参赛资格。 2、 签到处，客人要替尚未到场朋友代领礼品。 应对方案：A.向客人声明原则上是不允许代领礼品，告知如果球友迟到，我们也是会在签到处等候，并为其保留礼品。 B.若该客人坚持，视其身份决定是否由其代领，并向上级领导汇报。 3、 有客人严重迟到，在所有球员开球后才到达。 应对方案：安排该客人与之前较后出发且不满4人的组并组，并由球会安排球车将其送往改组球员所在球洞。 4、 客人不满意分组。 应对方案：A.向客人声明，原则上不允许调组。 B.视比赛的级别与重视程度决定能否调组，并向上级领导反映。 5、 客人参与活动过程当中遭遇意外（中暑、球车失控、被球打到、急病等）。 应对方案：A.立即通知球会安排巡场人员前往事发地点，查看伤患人员伤势或生病的严重程度。 B.将所得知的信息及时反馈到球场，决定救治措施。 C.安排我方工作人员前往安抚伤患人员情绪，并通知主办方。 6、 客人间发生争执。 应对方案：A.立即前往事发地点，安抚双方情绪。 B.了解事发原因，尽量调节。 C.若调节失败，必要时请球会派工作人员前来处理。 D.保证其他球员能顺利进行比赛。 7、 计分出错，导致颁奖给错人。 应对方案：A.已颁得奖项人员不再追回其所获奖品，并向其致歉。 B.在午宴上向实际获奖人致歉，并宣布其所获奖项，比赛结束后补发奖杯及奖品。 8、 两人总杆成绩相同。 应对方案：A.两人总杆相同，则比较两者净杆成绩。 B.若2人净杆成绩也相同，则比较第18洞成绩；若第18洞成绩也相同，则比较第17洞成绩，依此类推。 C.将该项记入当地规则。 9、 颁奖时，发现奖品或奖杯遗失或损坏。 应对方案：A.若只损坏一个或几个奖杯奖品，则继续颁奖。在颁完一个奖项后，向获奖人说明情况并表示歉意，向其借会奖杯奖品，继续颁发给下一获奖人。 10、颁奖过程中，获奖人不在现场。 应对方案：A.若是幸运抽奖环节，则直接剥夺获奖资格，抽取下一位幸运嘉宾。 B.若是其他奖项，则可以由他人代领，或由承办方邮寄给获奖者。 11、酒水超出预算。 应对方案：A.提前与餐厅经理协商，说明我们的酒水预算。 B.午宴过程当中派工作人员进行控制监督。 12、额外增加参赛人员。 应对方案：A.与球会协商，多安排球洞开球。 B.把增加参赛人员分别拼合在三个人的组别里。 13、分组问题 应对方案：A.比赛一般不允许随便调组。 B.重要领导提出调组的时候，尽量妥善的安排，满足领导的要求。 C.参赛嘉宾提出调组，尽量解释不可以调组，如果客人十分坚持就找球场的出发员安排，把事情交给球场解决。 D.两个不同组别的客人要求调组，在不影响其它球员的情况下，适当的满足客人的要求。 第四阶段：赛事延展服务 一、赛事报道编写要求 结构严谨，表达简明，语义确切。句型应力求简单 要使用规范化的名词术语 不可出现**及错误的标点符号 图文并茂 二、赛事后球场跟进： 1．赛事结束后即时发感谢信给到球会的负责人 2.在本公司的杂志和网站上对此次比赛球场做宣传 三、赞助商的跟进： 1.赛事结束后即时发感谢信给到赞助商 2.对赞助商的广告回馈 （杂志和网站） 3．将赞助商的比赛照片搜集并及时发送 4.和赞助商保持良好的沟通及交流 四、主办单位 1. 主办单位领导照片的搜集和发送 2. 听取主办单位对此次赛事的意见并且记录 |
